行政職員がブレイクスルーするために(5/5)2018.02.28

これまで3回にわたって行政職員の方の考え方には以下の5つの傾向があると書きました。
(1回目記事はこちら 2回目記事はこちら 3回目記事はこちら 4回目記事はこちら

【行政職員の方の考え方の傾向】
①人に聞くよりも、つい自分の頭で考えようとしてしまう
②決まった枠組みから外れようとしない
③『ちょっと違う』とうすうす気づいているのに、過去の経緯等にこだわってそのまま進めようとしてしまう
④予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考える
⑤チャレンジよりも失敗を避ける方を選びがち

今回は「⑤チャレンジよりも失敗を避ける方を選びがち」について書いてみたいと思います。

 

⑤チャレンジよりも失敗を避ける方を選びがち

これは②決まった枠組みから外れようとしないというのに似ていますが、どうやったらいいのかという事について誰も答えが見えてない状況の場合、とりあえずテスト的にやってみて上手くいきそうかどうかをトライアルし、やってみた事を検証してデータを蓄積し、上手くいく方法を動きながら見つけていくという事が重要です。

そのような場合、テスト的にやってみた事が上手くいかないという事も出てきます。新しく色々と切り拓く事が出来る人は、上手くいかない事に対して、「今回の方法だと上手くいかなかったので、次はこの部分を改善して試してみよう」という思考回路で次々とチャレンジし、それを続ける事で結果的に上手くいく方法を見つけていきます。

失敗を避ける人は、「失敗したらどうしよう」と考えてしまい、最初のテスト的なトライアルが出来ず、結果、いつまでたっても上手くいく方法を見つける事が出来ません。

OMOに参加していた時にもある人が「行政職員には学校のテストが出来るタイプが多いので、頭はいいのですが、答えがない問題について考える事が苦手な人が多いんですよね。」という事をおっしゃっていました。

あらかじめ決められた答えがない問題に取り組む際には、「多分こうだろう」という仮説を立ててそれを検証するために実際に動く事が必要です。すると、その仮説が正しかったかどうかがわかります。動いてみて初めて答えに近づいていきます。途中で失敗する事もあるでしょう。失敗の中から学びがあり、そこから次につながっていきます。

このような考え方は経営コンサルティング会社の時にも学びましたが、集落に住む高齢者の方々も身につけておられました。集落の方々は私が農作業などで失敗した時も「人間は失敗してみて初めて学ぶ」という風に言ってくれ、失敗した事に対して文句を言う事はありませんでした。失敗した時はその原因を明らかにし、同じ失敗は繰り返さないために対策をとる事で、失敗した人の成長になります。なので、失敗は悪い事ではないと思います。

失敗をした時に、失敗としてマイナスにとらえてチャレンジをやめてしまうのか、一つの学びの材料としてプラスにとらえて次に生かすのかというのは、同じ出来事に対して自分がどう捉えるかという事で自分の心持ち一つでプラスに出来る事です。

OMOでも、プレゼンテーションで終わるのではなく、プレゼンテーションで発表した内容を実際に取り組みましょうという事を強調していました。

優勝チームは東京で発表するという副賞がつき、強制的に動かざるを得ない環境が設定された事もあり、その後、チームメンバーが実際の現場に足を運んで既に動き出しました。すると、地域の現場からの反応も得られ、OMOの会場で考えていた事とは異なる形の意見が地域側から出てきたので、地域の人とさらに深く話をする必要が出てきています。これは実際に動き出したから発生した展開です。

上手くいくかどうかはわからなくても、失敗を恐れずにとりあえず動いてみる。すると、動きが出てきます。

そして、もし失敗して上手くいかない事が発生した場合には、失敗に真正面から向き合って、成長につなげて下さい。決して臭いものに蓋をするような対応をしてごまかさないようにして下さい。

今の状況が停滞していると感じる方は是非失敗を恐れずに動くという事にチャレンジしてみて下さい。

 

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行政職員がブレイクスルーするために(4/5)2018.02.26

これまで3回にわたって行政職員の方の考え方には以下の5つの傾向があると書きました。
(1回目記事はこちら 2回目記事はこちら 3回目記事はこちら

【行政職員の方の考え方の傾向】
①人に聞くよりも、つい自分の頭で考えようとしてしまう
②決まった枠組みから外れようとしない
③『ちょっと違う』とうすうす気づいているのに、過去の経緯等にこだわってそのまま進めようとしてしまう
④予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考える
⑤チャレンジよりも失敗を避ける方を選びがち

今回は「④予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考える」について書いてみたいと思います。

 

④予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考える

自分が物を買う時に同じものがあって値段が違う場合、商品以外の要素も全く同じ条件(販売している場所の家からの距離や販売する人との人間関係や国産か外国産かなど)だったとしたら、安い方を買う人がほとんどだと思います。

個人事業主や民間企業の経営者は、いかに費用をおさえて最大限の成果につなげるかという事が重要で、一緒に仕事をするスタッフやビジネスパートナーに対してもそういう観点で評価をします。

ですが、行政の仕組みはそうなっていません。
逆に、市町村などは国や県から大きな予算を引っ張ってきて事業をしたらそれが評価につながります。そして、大きな予算を取るためにはそれだけの予算がかかる事をしなければならず、同じ結果がもたらされるのであれば、上限として定められた金額いっぱい使った方が得だという心理が働きます。
なので、年度末になって予算がまだ余っているとその使い道を探します。

偉そうにこんなことを書いている私も、補助金を使う際にそのような思考回路になって、使えるんだからとにかく使わないと損だという気持ちになって今思えば無駄な使い方をした事もあります。ですので、行政職員の方が予算額から逆算して使い切りたくなる気持ちもとてもよくわかります。
ですが、補助金が予算満額使う事ありきになってしまうと、お金はもらえますが、お金をもらうために本当はやらなくてもいい事をやる羽目になります。補助金の性質上、お金は使ってから実際に使った額が入ってくるので、お金をもらうと言っても結局手元には残りません(問題になる議員のように裏金を作ったり、架空の領収書を作るなど違法な事をすれば別かもしれませんが)。
ですが、お金をもらうために取り組む活動に費やす時間に対しては、基本的に人件費は出ませんし、出たとしても時給は高く設定できません。
また、補助金の申請と報告に係る事務についても人件費は出ません。
つまり、お金をもらっていると言っても、実はあまり割に合わないという事に気づきました。逆にその時間を本当に意味のある活動できちんと自主財源を確保できるような取り組みに使った方が良いと思うわけです。

本当にやろうとしている事があって、そのために補助金を上手く活用するのであれば、それは意味のある補助金と言えますが、予算が残っているから使い切るために使われる補助金は無意味どころかかえってマイナスの方が大きいのではないでしょうか?
行政の予算も同じで、予算があるから使うという場合、実際に使われたお金と合わせて、そこに費やした行政職員の時間を人件費として換算した場合、相当な無駄が発生していると考えられます。

では、何故予算を使い切るという発想になるのでしょうか?
それは、ある決められた事業の予算は年度を繰り越すことが出来ないという決まりがあり、予算を余らせると翌年度は予算を削られるようになっているからで、ここに「使わなければ損」という心理が働くからだと感じています。決して行政職員一人一人の意識の問題というよりは、どちらかというと仕組み・ルールの問題だと思います。

国の財政は赤字で増税しないとやっていけないと言われており、年金の受給年齢もどんどん引きあがっているような状況なのに、年度またぐとを繰り越せないからといって意味のない事にお金と行政職員の労力が使われているという事は、逆に考えるとこの部分の仕組み・ルールを変える事で現状を大きく改善できる可能性があると思います。そんなの無理だという風に感じるかもしれませんが、そういう人は②決まった枠組みから外れようとしないの記事を是非読んで頂き、ブレイクスルーする人が増える事で組織を変える事まで挑戦してほしいというのが、いち納税者としての私の気持ちです。

行政が民間企業のように、出来るだけ低コストで行政サービスの質を高めた人が評価され、得をするという仕組み・ルールになっていたらこの点は変える事が出来るのではないかと思います。これが行き過ぎると必要な予算を削って地域の人が困るという別の問題が発生するかもしれないですが、必要なところにはしっかりと予算を配分した上で、普通にやっていて予算が余りそうな時には次年度以降に繰り越す事が出来るようにし、無駄遣いしない方が評価されるというレベルで実施するのであれば問題はないと思います。

余った予算は次年度に繰り越したり、赤字の補てんに回す事で限られた税収の中で最大の効果を発揮する事が評価されるような仕組みになれば、この辺の問題も変わってくるのではないでしょうか?
また、財源を増やすという観点も重要だと思います。

新潟県では中越震災復興基金という基金があります。これは、新潟県が県債を発行して用意した3000億円を地銀3行に預けた運用益600億円を財源として当初は10年間という予定で震災復興基金事業として補助のメニューを作ってきました。この震災復興基金のメニューは使い勝手がよく、私の住む池谷集落でも効果的に活用できました。そして10年以上経った今もまだ財源が残っており、引き続き活用されていますので、私の目から見ると想定よりも財源が増えたと感じるのですが、このように国からの予算を引っ張るという考え方以外に自分たちで自主的に財源を作る事も評価の対象に入れるべきだと思います(既にそうなっているかもしれませんが)。自主財源だと使い方の自由度も高まります。
民間企業では売上を上げた人が評価されるのは当たり前の事として行われています。
これと同じ考え方で自治体が自主財源を獲得するという事も評価の対象に入れても良いのではないかと思います。

予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考えるという観点からブレイクスルーするためには、年度をまたいで繰り越せないというところを変えて、年度をまたいで繰り越しても良いので、出来るだけ予算をかけないで住民にとって良いサービスを提供した人が評価され、自主財源を増やす事が出来た人が評価されるような人事評価制度を行政に導入する方が効果的だと感じます。

 

私は福井県の鯖江市で試験導入された人事評価制度の構築・運用支援を行っている会社認定コンサルタントでもあるので、その方面にご関心がある方は以下のフォームからご連絡頂ければご相談に乗る事も出来ますので是非ご連絡頂ければと思います。

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行政職員がブレイクスルーするために(3/5)2018.02.25

これまで2回にわたって行政職員の方の考え方には以下の5つの傾向があると書きました。
(1回目記事はこちら 2回目記事はこちら

【行政職員の方の考え方の傾向】
①人に聞くよりも、つい自分の頭で考えようとしてしまう
②決まった枠組みから外れようとしない
③『ちょっと違う』とうすうす気づいているのに、過去の経緯等にこだわってそのまま進めようとしてしまう
④予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考える
⑤チャレンジよりも失敗を避ける方を選びがち

今回は「③『ちょっと違う』とうすうす気づいているのに、過去の経緯等にこだわってそのまま進めようとしてしまう」について書いてみたいと思います。

 

③『ちょっと違う』とうすうす気づいているのに、過去の経緯等にこだわってそのまま進めようとしてしまう

実は、行政職員の方と仕事をしていると、行政として形を決めてから仕事の委託を受ける事があります。
そして、私から見るともっと別の方法を取った方が効果的であるという風に感じる事が往々にしてあります。
そういう時に、担当者の方にお伝えすると

「確かにおっしゃる通りなんですが、もうこういう風に決めてますんで、この進め方でお願いします。」

という趣旨の事を言われた事が何度かあります。

私としては、何故担当者も別のやり方をした方がいいとわかっているのにすぐに方針を変えないのだろうか?と疑問に思うのですが、意外とこういう事があります。

先日のOMOの時もそれを象徴するような事がありました。

あるチームの最終プレゼンの練習をコーチとして聞いたのですが、どうもプレゼンのストーリーでしっくりと来ない部分がありました。
それは地域の課題を解決する方法の一つとして婚活の取組みをするというものが含まれていたのですが、この部分だけがあまりしっくりくるつながりが見えなかったのです。

私はそう感じたので、婚活の部分がいまいちつながってませんね。とお伝えしたところ、

そのチームのメンバーは全員「私たちもそう思っていたんです。」と答えました。

「でも、これまで婚活というのがありきで話をしていたので、いまさら婚活を省くのもどうかと思いまして・・・」

というお話も頂きました。
実はみんな薄々「違うな」と思いつつも、話の流れでそのまま婚活を省く事が出来ずにいたのです。

結局、最終的には婚活の部分を省き、プレゼンの内容がぐっと引き締まりました。

結果、そのチームは優勝しました。
恐らく婚活にこだわっていたらどうなっていたのかはわかりません。

 

こういう事は、行政に限らず、大勢の人が集まって話し合った時に起こりがちな事だと思います。
過去の流れの延長線上で議論していると、誰も大前提を疑わないで「なんかちょっと違うな」と感じている事に対して誰も疑問を呈さずに話をしてしまうという事は読者の方でもそういう場面に遭遇したことがある人も多いのではないでしょうか?
私も経験があります。

そこで、ブレイクスルーするために必要な事は、「なんかちょっと違うな・・・」と感じた時には、そもそも論に立ち返り、本当に必要な事は何なのか?という事を確認し合うという事です。

上手くいった例として、私が新潟県の地域政策課の方から「地域おこし協力隊ネットワーク会議」の委託を受けた時の事がありますのでご紹介いたします。

地域政策課の方から当初頂いた進め方のリクエストに対して、私の方からもっといい進め方がありますよという事で提案をさせて頂いたのです。
その時は担当のTさんがとてもこちらの意図を汲み取ってくれる方でしたので、Tさんご自身は「私は当初の進め方よりも、多田さんからの提案内容がとても良いと思っているのでそのように進められるようにしたいとおもうのですが、なかなか上に理解してもらうのが難しいんです・・・」という風におっしゃっていました。

私が提案した内容は「ここがヘンだよ行政職員」「ここがヘンだよ協力隊員」というのをやりましょうというものでしたので、行政としては炎上しないだろうかという風に躊躇したのでしょうが、私はお互いに本音を出した上で建設的な話をする事が最も効果的だと考えており、いくつかの現場で本音を出させ合った上で上手くまとめ上げた経験があるので、大丈夫だと感じていましたし、嫌なところに蓋をしてうわべだけで交流しても根本的な解決にはならないと思っているので、こういう提案をしたのです。

上司に話を通すために、事前アンケートを地域おこし協力隊と行政担当者に取る事も提案しました。
そして、事前アンケートを取ったところ、「本音の話がききたい」という意見がとても多く、こういうのもあってTさんは上司の承認を得る事が出来たのだと私は想像しているのですが、何とか、私の提案通りの進め方ができる事になりました。

結果的に、地域おこし協力隊ネットワーク会議では炎上する事もなく、アンケートの満足度も高かったです。
ある自治体の行政の方からは後日「地域おこし協力隊に関する事でご相談をさせて下さい。」というお話も頂きました。

 

行政職員がブレイクスルーするために、『ちょっと違う』とうすうす気づいた時には勇気をもって考え直し、それまでの話の経緯にとらわれず、そもそも論に立ち返ってもっといい案をゼロベースで考えてみると良いと思います。

 

本記事をご覧になってどのようにお感じになられましたでしょうか?

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行政職員がブレイクスルーするために(2/5)2018.02.24

前回の記事では行政職員の方の考え方には以下の5つの傾向があると書きました。

 

【行政職員の方の考え方の傾向】
①人に聞くよりも、つい自分の頭で考えようとしてしまう
②決まった枠組みから外れようとしない
③『ちょっと違う』とうすうす気づいているのに、過去の経緯等にこだわってそのまま進めようとしてしまう
④予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考える
⑤チャレンジよりも失敗を避ける方を選びがち

 

そしてこのうち、「①人に聞くよりも、つい自分の頭で考えようとしてしまう」について書き、そこから行政職員の方がブレイクスルーするためのポイントを書きました。

今回は「②決まった枠組みから外れようとしない」について書いてみたいと思います。

 

②決まった枠組みから外れようとしない

これはどういうことかと言うと、ルールや決まりがあると、それをきちんと守ってそこから外れようとしないという事です(当然例外もあります)。
これは、日常生活を送るにはとても素晴らしい事です。
また、ルーチンの定型業務を行う際には、正確で緻密であるという良い面もあります。
学校の勉強で良い点を取るというのは得意であると感じます。

このような特徴を持つ人は、右肩上がりで人口が増え、高度経済成長をしているような過去の延長線上で上手くいく時代にはそれだけでもある程度は上手くいってたと思います。

ですが、今の日本は人口減少、しかも少子化による超高齢化社会というこれまで経験したことのない時代を迎えており、過去の延長線上で考えても適した答えが見えない時代です。

こういった時代に求められるのは決められた枠組みやルールに従う事だけでなく、新しい枠組みやルールを作るという事が出来ないと行き詰ってしまいます。

 

地域おこし協力隊の制度は平成21年度から始まりましたが、この制度の活用方法について、総務省は各自治体が主体的に取り組む事を尊重しており、大枠の決まり(例えば地域おこし協力隊に応募できるための条件としては住民票を都市部から任用される市町村に移動させないといけない等)はあるものの、あえてあまり細かい規定は設けていません。

私が現役時代に担当しておられた総務省の方曰く
「それぞれの自治体で解釈して現場に合わせた運用をする事が出来る自由度を持たせた。」
との事でした。

すると、先進的な自治体は自ら考えて色々独自のルールを作って上手くやっているところもありますが、一方でこんな声も聞こえてきました。

「もっと総務省の方でガイドラインを作ってほしい。」

この言葉からは、枠組みやルールを決めてほしい、枠組みやルールがあればその中で一生懸命頑張るが、自分で枠組みやルールを決めるという発想が持てていないという事が感じられます。

ですが、地域おこし協力隊も最初のうちは前例がない制度でしたので、正直どうやるのが正解なのか?という事は誰もわかっていないという状態でした。

そういう状態の中では、とにかくやってみて現場で見えた事をもとに改善を重ねてより良い枠組みやルールを作っていく事が大切になります。

地域おこし協力隊に関しては、今は、制度が出来て年数も経ち、全国各地に上手くいった人、上手くいかなかった人の実例が積み重なってきていますので、シンクタンク的にきちんと情報を整理してある程度のガイドラインの選択肢を提示し、より安定的に仕組みを回せるようにしていくという時期に来ていると思います。

このように、新しく作っていくという段階と作ったものを安定的に運用していく段階では求められる事は違います。
どちらかというと、行政職員の方々は安定的に運用していくという事には長けている人が多いように見えますが、今の時代は新しく作っていくという視点も必要であると思います。

そういう観点で見ると、行政職員としてブレイクスルーするためには、与えられた枠組みやルールの中で考えるだけでなく、枠組みやルールを自分で作ってもいいんだという考え方を持って行動するという事がとても重要なポイントなのではないかと思います。

 

是非、自ら枠組みやルールを作り出すという視点を併せ持って仕事に向き合ってみて下さい。

 

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行政職員がブレイクスルーするために(1/5)2018.02.23

先日、新潟県庁でOMO Niigataという会にコーチとして参加しました。

OMO Niigataとは、自治体職員が2泊3日である一人の人を幸せにするためにどうしたらよいか?

という事を考えて予算100万円以内で出来る施策を考えるという会です。

ある一人の人を想定しつつ、全体に波及する施策を考えるというのは、商品を販売するのにある特定の理想の見込客(ペルソナ)を考えて、商品開発したりマーケティングをするのとよく似た考え方です。

このような考え方をする事で、より深く踏み込んだ形で議論が出来るようになり、かなり有益な会であったと思います。

コーチは各チームからリクエストされるのですが、私の事をリクエストしてくれたチームは一部に偏っていました。なので、リクエスト頂いたチームには結構時間を取って関わる事が出来ました。

最終的に私が一番長くコーチをしていたチームが優勝したのですが、コーチとして参加して、行政職員の方の考え方の傾向が見えてきました。そして、行政職員の方がブレイクスルーするためのポイントも見えてきました。

それは以下の通りです。

 

【行政職員の方の考え方の傾向】

①人に聞くよりも、つい自分の頭で考えようとしてしまう

②決まった枠組みから外れようとしない

③『ちょっと違う』とうすうす気づいているのに、過去の経緯等にこだわってそのまま進めようとしてしまう

④予算があるとその金額ありきで逆算して使い切る事を考える

⑤チャレンジよりも失敗を避ける方を選びがち

以下、今後5回に分けてそれぞれ補足していきたいと思います。

 

①人に聞くよりも、つい自分の頭で考えようとしてしまう

会場にはコーチやメンターが沢山いたにも関わらず、最初のうちは積極的に意見を聞こうとして来なかったようです。(私はコーチングタイムの始まる1時間前に来たのでコーチングタイムから入ったようなものなのですが、コーチングタイム以外でも自由に気軽に色々聞いても良いのに、他のメンターの人の話によると、あまり積極的にメンターやコーチを使ってなかったという意見がありました。)

また、一人の人を想定して考えるので、その想定した人に直接聞けばいいのになかなか直接電話したりしようとしてなかったというメンターの意見もありました。

確かに、実際に地域で活動していて、行政職員の方とお話していると、会議ばっかりしてないでもっと現地に足を運んだ方が早く的確な対応が出来るのに・・・と感じる事が少なくありません。

まず大前提として自分の頭で考えるというのは決して悪い事ではありません。ですが、自分の頭で考える際には、考えて判断をするための材料がそろっていないといいアイデアや的確な判断はできません。そして、その材料が集まってないのに考えるというのはいわゆる「下手な考え休むに似たり」という事になります。

「事件は会議室で起きているんではない、現場で起きているんだ!」とは踊る大捜査線の主人公青島刑事の名言ですが、まさに現場の状況を知らずして考えるのは残業だけ増えて意味がないので、是非現場に足しげく通う事をお勧めします。

例えば災害対応であれば、現地の被害状況や何が不足していてどういう対応が求められているのかといった事をその目で見る事で、的確な対応が出来ます。

また、日常の色んな分野の事についても、報告書だけでは伝わらない熱量や地域の人の想いなどの非言語メッセージから単なる正論では上手くいかない現実に対しての対応方法が見えてきます。

こういった観点では、行政職員の方がブレイクスルーするためのには、考える前に足で稼いで考えるための材料を集めるという事が重要であると思います。

考えるための材料がそろえば、会議も効果的に進める事が出来、1回あたりの打合せの時間も打合せの回数も減らす事が出来ます。

これはいわゆるカリスマ公務員と言われている方は自然に行っているように見受けます。

スーパー公務員として有名な木村俊昭さんの著書にも「町の色んな人の話を聞け」という内容が書かれています。(余談ですが、木村さんからはFacebookのメッセージで書籍を直接ご紹介頂き、感想を返信したりというやり取りをしたこともあります。)

<以下、木村俊昭さんの書籍>

 

地域おこし協力隊として私が活動していた時も飲み会は楽しい会であるだけでなく、地域の誰がどういう事を考えているのかという事を知るのに重要な情報収集の場でもありました。

現在、新潟県の地域政策課の方々とはお仕事でご一緒させて頂く機会も多いですが、新潟県の地域政策課の方は現場によく足を運んで下さっています。飲み会でも課長が率先して地域の人と一緒に飲んで飲まされていた事もありました。こういう姿勢が地域の人を動かしますし、私自身も心を動かされ、より一緒に仕事をしたくなりました。

外に出て色んな人を話をし、地域に住む人がどういう考え方をしているのかを知る機会を増やす事で、より自分の地域に必要な行政施策を考える事が出来る事と合わせて、地域の人との距離感も縮まります。

是非、現場第一主義でどんどん外に出てみて下さい。

 

本記事をご覧になってどのようにお感じになられましたでしょうか?

ご意見やお問合せがある方は是非下記のフォームからご連絡頂ければと思います。

 

次回は「②決まった枠組みから外れようとしない」について書いてみたいと思います。

 

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